شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| تحقیقات نشان می‌دهد که مدیران بین 50درصد تا 80درصد وقت خود را صرف برقراری ارتباط به روش‌های مختلف می‌کنند، زیرا برقراری ارتباط عاملی ضروری در اداره سازمان‌ها می‌باشد، بدون ارتباط موثر توسط مدیریت اجرایی، خلاقیت، همکاری و درک نیازهای مشتریان غیرممکن یا بسیار دشوار است، همچنین بدون وجود ارتباط موثر به سختی می‌توان انتظارات افراد مافوقی را برآورده کرد که درباره شما تصمیم‌گیری می‌کنند.

ممکن است گفته شود که بسیاری از مدیران نمی‌توانند ارتباط موثر برقرار کنند یا اینکه هنگامی که ارتباط موثر برقرار شده است، توان ایجاد فضای همکاری سازمانی را ندارند، مدیری که به گونه‌ای غیر موثر ارتباط برقرار می‌کند و ارتباط موثر سازمانی را تشویق نمی‌کند؛ به احتمال زیاد انتقادی در این زمینه نمی‌شنود. ضعف در ارتباط برقرار کردن به موقعیت خود شخص آسیب می‌رساند؛ زیرا محدودکننده تاثیرات مهمی است که مدیر از این طریق می‌توانست ایجاد کند.

کارکنان دوست ندارند تفکراتشان را در مورد ارتباط برقرارکردن با چنین مدیری به اشتراک بگذارند؛ زیرا نگرانند مدیر آنها را به درستی درک نکند، در این صورت، هم مدیران و هم کارکنان صرفا چیزهایی را خواهند گفت که می‌اندیشند طرف مقابل انتظار دارد از انها بشنود.

به طور خلاصه، ممکن است شما بدون آنکه آگاه باشید ارتباط را به گونه‌ای ضعیف و غیرموثر برقرار کنید. در این حالت ممکن است برخی نشانه‌ها را دریابید، اما بدون بررسی دقیق ممکن است تشخیص ندهید که دچار این مشکل هستید. برای پرهیز از این مشکل چه راهکاری وجود دارد؟

نقش شما در بهبود ارتباط

ارتباط موثر سازمانی، فارغ از شکل و صورت، به سه عنصر نیاز دارد:
اول اینکه طرفین ارتباط مهارت‌های مناسب و درک متقابل برای برقرار کردن ارتباط مناسب داشته باشند، برقراری ارتباط پروسه‌ای پیچیده است و بسیاری از مردم فهم کافی برای درک مشکلات ارتباطی ندارند.

دوم اینکه ارتباط سازمانی موثر نیاز به وجود بستر و فضای مناسب دارد، این بستر و فضا عبارت است از اعتماد، شفافیت، تمرین برای تقویت مهارت‌های ارتباطی و مسوولیت‌پذیری متقابل برای برقرای ارتباط موثر.

سوم اینکه ارتباط موثر نیاز به توجه دارد که به یک باره ایجاد نمی‌شود بلکه در نتیجه تلاش آگاهانه مستمر از سوی مدیر و کارمندان ایجاد می‌شود، اغلب مواقع نفس ارتباط - فارغ از بد یا خوب بودن آن- دست کم گرفته می‌شود.

با توجه به موارد فوق، می‌توانیم نقش شما را در بهبود روابط چنین توضیح دهیم:
اولا، اگر می‌خواهید روابط خود را بهبود ببخشید؛ باید اطمینان حاصل کنید که شما و همه کارکنان مهارت و دانش لازم برای برقراری ارتباط موثر را دارید. این به این معنی است که تمرینات رسمی- در بهبود توانایی‌های ارتباطی- بخشی از خواسته‌های شما از کارکنانتان است و شما باید کارکنانتان و بازخوردهای حاصله را هدایت کنید تا توانایی‌های ارتباطیشان افزایش یابد.

ثانیا، شما نقش مهمی در پرورش فضای مبتنی بر شفافیت دارید، بدون وجود چنین فضایی، حتی وجود همه مهارت‌های ارتباطی مفید نخواهد بود.
در نهایت شما باید ارتباط موثر را در راس توجه سازمان قرار دهید، اگر شما تلاش کنید روابط را بهبود ببخشید، کارمندان شما اهمیت روابط موثر را می‌فهمند، در مقابل، اگر شما به آن بی‌توجه باشید؛ کارمندان هم از شما پیروی می‌کنند.

چند توصیه مهم:

1)مهارت ارتباطی خود و ارتباطات درون سازمان را مورد پرسش قرار دهید.
از کارمندان سوالاتی نظیر اینها بپرسید:
آیا وقتی با هم صحبت می‌کنیم منظور من را دقیقا متوجه می‌شوید؟
آیا فکر می‌کنید در این محیط ما روابط خوبی داریم؟
چه پیشنهادی برای بهبود روابط دارید؟
چنین سوالاتی را در فرآیند مدیریت اجرایی یا ملاقات با کارمندان مطرح کنید.

2)دانش و مهارت‌های ارتباطی خود را بسنجید

3)در هنگام کار با کارمندان، نحوه برقراری ارتباط در سازمان را برای آنها توضیح دهید.
تفاهم و اشتراک نظر را از طرق زیر افزایش دهید:
الف) اختلاف نظرها چگونه باید حل شوند.
ب) روابط افقی (روابط میان کارمندان) چگونه باید باشد.
ج)روابط عمودی (روابط میان مدیر با کارمند و کارمند با مدیر) چگونه باید باشد.
د) چه اطلاعاتی و در چه زمانی باید در دسترس قرار بگیرد.
هنگامی که توافق حاصل شد؛ با تقویت و آموزش، این دستاورد را تشویق کنید.

4)توجه کنید به ساختار سازمان خود و اثر آن بر روابط. روابط غیرمستقیم (روابطی که به واسطه فردی به فردی دیگر انتقال داده می‌شود) مستعد ایجاد مشکل هستند. به افزایش روابط مستقیم توجه کنید؛ یعنی مواردی که فرد به جای فرستادن پیغام، شخصا آن را به مخاطب می‌گوید.

5)تکنیک‌های گوش کردن فعال را بیاموزید و به کار ببرید. زیرا این تکنیک منجر به ایجاد فضای مناسب برای برقراری ارتباط می‌شود.

6)توانایی‌های ارتباطی خود را به گونه‌ای مسوولانه (انتقادی) بررسی کنید.

نتیجه‌گیری

در این فرصت محدود تنها توانستیم چند راهنمایی مختصر به شما ارائه دهیم در حالی که ارتباط فرآیندی پیچیده است.پیشنهاد می‌کنیم آزمون ارزیابی مهارت‌های ارتباطی را انجام دهید و درک خود از کاربرد قواعد ارتباط صحیح را بسنجید. اگر مایل هستید در این زمینه دیگران را آگاه کنید آزمون مزبور را تکثیر و بین کارمندان پخش کنید.

پیشنهاد کنید که برای سنجش خود این آزمون را انجام بدهند و سپس در یک جلسه درباره آن بحث کنید. لازم است بدانید که واکاوی الگوهای ارتباط و میزان موثر بودن آنها، گاه باعث بروز نارضایتی یا ادراک نادرست می‌شود، اگر فکر می‌کنید آماده رویارویی با آن نیستید بهتر است از یک مشاور کمک بگیرید.